住所利用がメインとなるバーチャルオフィスでは、荷物の受け取りをしてくれるか気になりますよね。
各社のプランにもよりますが、ほとんどのバーチャルオフィスで郵便物・荷物の受け取りを行っています。
特にバーチャルオフィスを利用して登記をしたり、銀行口座を開設する予定の方にとっては受け取り・転送サービスは必須となります。
今回は、バーチャルオフィスでの郵便物・荷物の受け取りについて詳しく解説します。
バーチャルオフィス、郵便物・荷物の受け取りは可能！
どのバーチャルオフィスでも郵便物・荷物の受け取りサービスは行っています。
格安プランですと受け取り・転送不可となっている場合もあるので、契約前にご自身は郵便物・荷物の受け取りサービスが必要かチェックしてください。
主に、下記に当てはまる場合は重要書類が届くため、郵便物・荷物の受け取り・転送サービスは必要となります。
- 登記予定
- 銀行口座を開設予定
- ホームぺージや名刺に住所を記載したい
- 取引先への住所を知らせている
特にバーチャルオフィスで「登記・銀行口座の開設」を行いたい方は、重要書類がバーチャルオフィスに届きます。
転送サービスを利用しないと見落としてしまうことになりますのでご注意ください！
受け取り＆転送の流れ
スタッフが常にいるバーチャルオフィスと、スタッフ不在のバーチャルオフィスでは受け取り方が異なります。
ここではスタッフが常にいる場合の流れをご紹介します。
- 郵便物・荷物が届く
- スタッフが宛名を確認し受け取り
- 鍵付き倉庫へ保管
- 利用者へ郵便物・荷物の到着を連絡
- 転送をかける、または直接取りに来てもらう
STAYUPでは郵便物の到着連絡をメッセンジャーやチャットワーク等の連絡ツールを通じて行っています。
連絡する際には郵便物やお荷物の写真も撮影し、一緒にお送りしております。
どこからどんな書類が届いたか？をすぐに把握していただけます。
郵便物や荷物の受け取り・転送にかかる費用と転送頻度は？
各バーチャルオフィスによって受け取り・転送サービスの費用が異なります。
格安プランですと、そもそも転送がプランに含まれていないことがあります。
転送サービスのあるプランでは、転送費用は実費となる場合が多いです。
| 別途かかる費用 | 転送頻度 | |
| A社 | 0円 | 週1回 |
| B社 | 実費（ゆうパック代など） | 週1回 |
| C社 | 一定の重さまで無料 | 週1回 |
| STAYUP全店 | 0円 | 月2回(第1,3週) |
転送は週1回としているバーチャルオフィスが多いですが、追加費用を払うことによって即時転送をしてくれたり、週2回に増やしてもらえる場合もあります。
弊社STAYUPでは月2回(第1,3週)、無料で転送を行っております。
転送の依頼は必要ありません。こちらから期日になりましたら、お送りいたします。
転送の代わりに直接受け取ることもできる！
郵便物がたまったら直接バーチャルオフィスへ行って受け取ることもできます。
直接受け取れば転送費用はかかりませんし、急いでいる場合は特に転送時間がかからず便利です。
ただ、バーチャルオフィスによっては直接受け取り不可としているところもありますので、契約前に確認してみてください。
弊社STAYUPでも郵便物やお荷物を有人営業時間内であれば、直接受け取りに来ていただくことができます。
転送サービスに関しては以下より詳しくご覧いただけます。
バーチャルオフィスでは受け取りできない郵便物・荷物はある？
バーチャルオフィスで受け取ることができない郵便物・荷物はあります。
| 種類 | 受け取り |
| 簡易書留 | 〇 |
| 親展 | 〇 |
| 宅配便 | △ |
| 現金書留・小為替・有価証券 | × |
| 代金引換、着払い | × |
| 本人確認が必要な書類 | × |
| 冷凍・クール便など生もの | × |
| 生き物など保管できないもの | × |
| 裁判所からの文書等 | × |
| お宛名を確認できないもの | × |
どのバーチャルオフィスでも受け取れない荷物は基本的に共通しています。
宛名を確認できないものも受け取ることはできません。
もし登録名と宛名が異なる場合（社名がなく個人名のみなど）は、バーチャルオフィスへ連絡しておきましょう。
簡易書留・親展は受け取り可能
簡易書留はバーチャルオフィスで受け取ることができます。
追跡番号付きの郵便を簡易書留と言いますが、重要書類が含まれていることが多いです。
受取人のサインまたは印鑑が必要となるため、受け取ることができるのはスタッフがいるバーチャルオフィス限定となります。
また、親展扱いの書類も受け取り可能です。
親展は宛名に書かれている方のみ開封できる書類であり、スタッフが開封することはありません。
段ボールにはいった荷物は受け取り可能な場合もある
バーチャルオフィスによっては、郵便物だけでなく宅配便も受け取ってもらうことができます。
転送費用が高くつくこともあるため、転送前にかかる費用を確認しておくと安心です。
ただ、どのバーチャルオフィスでも大型（30kgを超えるもの）荷物は受け取ってもらえない可能性が高いです。
受け取り不可の郵便物・荷物
現金書留・小為替、代引き、内容証明、配達証明、特別送達、クール冷蔵便などといったものは受け取り基本的にができません。
ただ、これらの郵便物・荷物が届いてしまった場合、バーチャルオフィス側から受け取り不可という連絡をもらうことができますのでご安心ください。
追跡番号などがある場合はご自身で再配達の手配を行うことになります。
STAYUPが郵便物・荷物の受け取りに関する疑問にお答え！
バーチャルオフィスを運営する私たちSTAYUPが郵便物・荷物に関してよく聞かれることをまとめました。
届いたことはどうやって教えてもらえる？
STAYUPでは、届いた郵便物・荷物はメッセンジャーやチャットワーク等の連絡ツールにてスタッフがお知らせいたします。
写真付きでお知らせいたしますので、お宛名・依頼人名もご確認いただけます。
費用・転送頻度は？
- 無料・月2回
STAYUPでは月2回(第1.3週)に郵便物の転送を行っております。
転送費用は無料ですが、お急ぎの場合は1回550円で追加転送可能です。
転送をしましたら、追跡番号をお送りしております。
直接取りに行ってもいい？
はい、スタッフがいる時間帯に限り直接取りに来ていただいても構いません。
どのような郵便物・荷物が届く？
STAYUPに届く郵便物・荷物の一例をご紹介します。
- 銀行口座に関するハガキ
- 登記や税関連の書類
- お取引先様からの請求書
- DM
- 段ボール等でのお荷物
登記・銀行口座を開設されているお客様に関しては重要書類が届きます。
郵便物・荷物の保管はどのようになっている？
受け取った郵便物や荷物は、ご利用者様へお知らせしたあとすぐに鍵付きの倉庫で保管いたします。
スタッフ以外出入りいたしませんのでご安心ください。
郵便物の中身確認や破棄をお願いできる？
STAYUPへ届きました郵便物はすべてご連絡いたします。
ご利用者様から中身を教えてほしいなど指示がありましたら、こちらで開封可能な書類は開封し中身の写真をお送りいたします。
ご確認後、不必要である旨をお教えいただきました書類はシュレッダーにて破棄させていただきます。
まとめ
バーチャルオフィスでも郵便物・荷物の受け取りはできます。
本人確認が必要な書類などは受け取ってもらえないため、ご注意ください。
受け取りをしてもらえるところですと転送サービスも合わせて行っていますので、わざわざバーチャルオフィスに行く必要はありません。
ただ、プランによって転送回数や費用が異なるため契約前に確認しておくと安心です。
当社STAYUPでもバーチャルオフィスプランご契約で受け取り・転送サービスを行っております。
各店舗ごとにプランをご用意しております。