バーチャルオフィスはワークスペースや会議室といった、実際に働くスペースのないオフィスを指します。
いわるゆ住所貸し専用の場所です。
といっても、バーチャルオフィスの中には、有人スタッフが在籍し受付業務を行ってくれるサービスを用意している場所もあります。
会社を運営するにあたって受付サービスは便利な面が多いんです。
今回は、バーチャルオフィスを契約検討されている方に向けて受付サービスが必要か？をお伝えいたします。
バーチャルオフィスの受付サービスとは？
バーチャルオフィスの受付サービスは主に以下のような内容が含まれます。
１．郵便物・荷物の受け取り
受付サービスを行っているバーチャルオフィスでは、受付スペースにスタッフが在中しています。
そのため、郵便ポストにはいらないお荷物はスタッフが受け取ることが可能です。
受け取った荷物は基本的に鍵のかかったスペースで保管するため、セキュリティ面でも安心ですよ。
２．郵便物・荷物のお知らせ、転送
郵便物の転送サービスは、どのようなバーチャルオフィスでも基本的に利用できます。
バーチャルオフィス住所を登記または銀行口座の住所とすると、重要書類が届くため転送サービスは必須です。
ただ、まれにポストへ入りきらない大きいお荷物が届く場合もあります。
荷物に関しては、宅配ボックスのあるバーチャルオフィスや受付サービスのあるバーチャルオフィスでないと受け取りが難しいです。
書類や荷物が届いた場合にはスタッフからお知らせしてもらえます。
その後、転送をお願いしたり、ご自身で受け取りに行くことも可能です。
弊社STAYUPでは、郵便物が届きましたらメッセージやチャットワーク等のメッセージツールを使い、郵便物の写真付きでお知らせしています。
どこから郵便物が来ているのかわかりやすいとご好評いただいております。
３．来客者への対応（不在の案内や伝言等）
バーチャルオフィスは基本的に来客者を想定していない場所となります。
ただ、住所をホームぺージで公開したり名刺に記載していると、近くまで来たので挨拶という理由などで来客者があるケースも多いです。
受付サービスのあるバーチャルオフィスですと、突然の来客者へご自身が不在の旨を伝えてもらえます。
さらに来客者情報を教えてもらえるため、来客者とのやり取りがスムーズになります。
また、あらかじめ来客者が来ることがわかっている場合は受付スタッフへ伝言を頼むこともできますよ。
バーチャルオフィスの受付対応サービスを利用した方がいい場合
バーチャルオフィスの契約を検討するとき、受付サービスの有無は優先順位が低いかもしれません。
ですが、業務内容によっては受付サービスがないと不便！ということも多々あります。
もし以下の点に当てはまる場合は受付サービスの利用もあわせて考えてみてください。
１．外出が多く、来客対応が難しい
仕事柄、外出が多い方は来客者対応をしてもらえるサービスはとても便利ですよ。
ご自身で対応をすることなく、名刺を受け取ったり伝言を伝えてもらうことができます。
また、お取引先様ではなく営業といった来客者もご自身で対応する必要がないため時間の短縮にもなります。
２．荷物が頻繁に届く
会社住所宛に、郵便物や荷物が頻繁に届く業種の方も、受付サービス付きがおすすめです。
代わりに受け取ってもらえると、ご自身で受け取る手間がかからないためより業務に集中することができます。
特に創業期の方は、郵便物や荷物が多く届くため、一時的であっても受付サービスがあると便利かと思います。
さらに、どのような荷物が来たか教えてもらえるため、緊急性が高いものやそうでないものの判別もつきます。
３．社外への印象をよくしたい
お取引先様が、近くに寄ったので・・・といった理由で突然来客される場合もあります。
会社としてホームぺージや名刺に住所を記載しているため、バーチャルオフィスと知らずに来社される方も多いです。
その際にスタッフが対面でやり取りをすることで、会社としての印象を良く保つことができます。
弊社STAYUPではご利用者様にあったプランをご提案しております。
お気軽にご相談ください。
バーチャルオフィスの受付対応サービスがいらない場合
受付サービスは便利ですが、バーチャルオフィスを契約される方全員に必要というわけでもありません。
以下に当てはまる場合は、受付サービスがなくとも問題ありません。
来客者がほとんどいない
バーチャルオフィスの契約を考えているということは、会社住所への来客者がほとんどない方もいらっしゃるのではないでしょうか。
突然の来客者もお取引先様ではなく、あまり必要のない営業だったりする場合は受付サービスはいらないでしょう。
荷物がほとんど届かない
荷物の届く頻度が少ない方も、受付サービスは必要ありません。
バーチャルオフィス住所を登記したり、銀行口座申請時に利用すると重要書類が届きます。
それらを転送してもらうだけで十分といった場合には、受付サービスではなく郵便物の転送サービスまたはご自身で取りにいくことででまかなえます。
費用面をおさえたい
受付サービスがあるバーチャルオフィスは、有人スタッフが在中しているため月額費用が高い傾向にあります。
また、オプション費用としてかかる場合もあります。
費用面をおさえたくてバーチャルオフィスの契約を検討されている場合は、受付サービスがないバーチャルを選んだ方が良いでしょう。
バーチャルオフィスの受付サービスを利用する際にチェックしたいポイント
受付サービスを利用する前に一度、バーチャルオフィスを見学しておくと安心です。
その際に見ておくべきポイントを紹介します。
１．オフィス内は清潔か？
バーチャルオフィスは住所だけ借りる場所のため、どんな雰囲気でも問題ないと思いがちです。
受付サービスを利用するにあたって、来客の可能性が少しでもあるならばオフィス内の清潔度は一度チェックしておくことをおすすめします。
２．セキュリティはしっかりしているか？
郵便物・荷物の転送を行っているということは、転送までにバーチャルオフィス内で保管してもらうことになります。
紛失してはいけない重要書類などもありますので、郵便物の保管に関わるセキュリティはしっかりしているかも確認が必要です。
３．受付スタッフの印象は良いか？
ご自身でバーチャルオフィスに荷物を取りに行かれるとき、来客があったときなどに対応してくれるのは受付スタッフです。
オフィススタッフの印象が、あなたの会社の印象としてお取引先様へ伝わってしまいます。
４．受付サービスに含まれている内容は？
受付サービスにどのようなサービスが含まれているかはバーチャルオフィスによって異なります。
ホームぺージを見ただけではわからない細かい点などもありますので、バーチャルオフィスへ問い合わせてみることをおすすめします。
STAYUPのバーチャルオフィスプランで利用可能な受付サービスをご紹介
弊社STAYUPのバーチャルオフィスプランをご契約された方が利用できる受付サービスの一例をご紹介いたします。
郵便物、荷物の対面受け取り
ポストに入りきらない郵便物や荷物は対面にてお受け取りいたします。
郵便物、荷物のチェックとお知らせ・転送
受け取った郵便物や荷物は社名をチェックし、写真付きで随時お知らせいたします。
郵便物・荷物に関してご不明点などございましたら、連絡も受けつけております。
必要に応じて転送サービスもご利用いただけますし、直接取りに来ていただくことも可能です。
お荷物は鍵のかかったスペースにて保管しておりますので、安心してお預けいただけます。
来客者対応
スタッフは受付に常駐しておりますので、突然のご来客者様へも対応可能です。
来客者があった場合は伝言などもお伝えさせていただきます。
また、STAYUPでは会議室（予約制）もご用意しております。
会議室利用での来客があった場合には、会議室までご案内させていただきます。
ワークスペース利用時の対応
バーチャルオフィスプランをご契約されますと、プランに応じてワークスペースもご利用いただけます。
受付スタッフへ利用したい旨をお伝えいただければ、ご案内させていただきます。
まとめ
バーチャルオフィスの受付サービスでは、来客対応・荷物の受け取りやお知らせといった内容を提供しています。
外出が多く、来客対応が難しい場合や荷物が頻繁に届く場合には便利です。
ただし、来客者が少ない場合や荷物の頻度が低い場合、また費用を抑えたい場合には必要ないかもしれません。
受付サービスはすべてのバーチャルオフィスにあるわけではないため、まずは検討しているバーチャルオフィスに受付サービスがあるか聞いてみてください。
また、バーチャルオフィスごとに雰囲気が異なりますので、受付サービスを利用したい場合は契約前に見学をすることをおすすめします。
オフィスの清潔度やスタッフの対応なども受付サービスを利用するにあたって大切なポイントとなります。
弊社STAYUPではご利用者様にあったプランをご提案しております。
お気軽にご相談ください。